Thông báo Kết luận cuộc họp về quản lý các lớp tại các Trung tâm

THÔNG BÁO

KẾT LUẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG TẠI CUỘC HỌP

BÀN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC LỚP ĐẠO TẠO NGOÀI NHÀ TRƯỜNG

            Ngày 03 tháng 9 năm 2013, Hiệu trưởng đã chủ trì cuộc họp với lãnh đạo các đơn vị phòng, khoa về công tác tổ chức, quản lý các lớp đào tạo hệ chính quy ngoài nhà trường (sau đây gọi chung là Trung tâm).

            Sau khi nghe lãnh đạo các đơn vị báo cáo thực trạng tình hình các lớp tại Trung tâm và các ý kiến thảo luận, để kịp thời cũng cố công tác quản lý, giải quyết những tồn tại liên quan, Hiệu trưởng đã có kết luận, phân công nhiệm vụ, như sau:

1. Phòng Đào tạo:

– Chủ trì, phối hợp với phòng Tài chính KT và phòng Công tác HSSV: rà soát, bổ sung hoàn tất các thủ tục mở lớp (hợp đồng mở lớp; biên bản làm việc; hoặc biên bản thỏa thuận việc mở lớp …);

– Chủ trì, phối hợp với các Khoa có lớp tại các Trung tâm: kiểm tra, thống kê toàn bộ khối lượng chương trình đã triển khai, cần triển khai tiếp, lịch thời gian thực hiện, những khó khăn vướng mắc và đề xuất biện pháp giải quyết;

– Đề xuất Phương án tổ chức đào tạo CĐN, TCN tại các Trung tâm;

– Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch và liên hệ với các Trung tâm để thống nhất chương trình, nội dung, thời gian làm việc cụ thể với từng Trung tâm; chuẩn bị các mẫu văn bản cần làm việc với các Trung tâm;

– Từ năm học 2013-2014, chịu trách nhiệm phân công người theo dõi, làm đầu mối quản lý toàn diện công tác đào tạo CĐN, TCN tại các trung tâm, đơn vị ngoài trường.

2. Phòng Tài chính Kế toán:

– Chịu trách nhiệm rà soát, bổ sung hoàn chỉnh toàn bộ hồ sơ liên quan đến tài chính phát sinh giữa Trường với các Trung tâm theo đúng quy định;

-Phối hợp với phòng Đào tạo và phòng QL HSSV: thống kê, làm rõ các khoản phải thu/đã thu/phải trả/đã trả cho các Trung tâm, chi tiết theo từng khoản cho từng Trung tâm, theo từng lớp;

– Chuẩn bị đủ chứng từ (bản photo copy) để đối chiếu và thanh toán đến hết năm học 2012-2013;

– Kiểm tra, thống kê toàn bộ việc thu – nộp học phí và các khoản phải đóng góp của HSSV tại Trung tâm.

3. Phòng Quản lý HSSV:

– Chủ trì việc rà soát, sửa đổi, bổ sung Quy định về trách nhiệm quản lý các lớp tại Trung tâm đã ban hành. Trong đó chú trọng khắc phục việc chồng chéo, không rõ nhiệm vụ, phạm vi trách nhiệm trong quá trình thực hiện, kể cả trách nhiệm chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Ban Giám hiệu;

-Phối hợp với phòng Đào tạo và Tài chính KT: Hoàn chỉnh hồ sơ các lớp ở Trung tâm; rà soát, kiểm tra các khoản đã thanh toán, chưa thanh toán cho các Trung tâm.

4. Các khoa có lớp tại Trung tâm:

            – Lập báo cáo thống kê đầy đủ tình hình học sinh; khối lượng, chương trình, môn học còn phải triển khai; những khó khăn trong tổ chức thực hiện giảng dạy; kế hoạch thời gian của từng lớp; những kiến nghị đề xuất của khoa. (Nộp báo cáo cho phòng Đào tạo);

         – Kiểm tra lưu trữ hồ sơ giảng dạy của giáo viên (kể cả giáo viên hợp đồng), bao gồm: giáo án, bài giảng, kế hoạch giảng dạy, lịch lên lớp, sổ theo dõi và các tài liệu liên quan đến công tác đánh giá, phân loại học sinh, sinh viên.

5. Thời gian thực hiện:

            Thời gian hoàn thành các công việc và hồ sơ trước ngày 13/9/2014 (theo kế hoạch ngày 16/9/2013 làm việc Trung tâm Vĩnh Thạnh).

            Phòng Tổ chức Hành chính xin thông báo kết luận của Hiệu trưởng để các phòng, khoa, đơn vị liên quan biết, phối hợp tổ chức triển khai thực hiện./.